Caso práctico: tareas 4 y 5
Sarai es jefa de proyecto en una compañia dedidaca a la gestión integral de eventos. Su trabajo consiste en diseñar los proyectos, gestionar la producción y llevar a cabo la fase ejecutiva, incluida la mediación directa con los clientes. Los eventos en los que participa son específicamente empresariales, y van desde los más grandes como las ferias y congresos, hasta otros de menor nivel como desayunos de trabajo y conferencias de expertos. Es un trabajo muy intenso que requiere una gran dedicación. Aunque le encanta lo que hace y pone en ello toda su pasión, se ha dado cuenta de que le es cada vez más difícil abarcar el creciente número de tareas alrededor de un evento. Sobre todo, le preocupa la gestión de las redes sociales y su uso en el ciclo de los proyectos. Lejos de dar un paso atrás, Sarai decidió matricularse en un curso de 'community manager' (ver, http://es.wikipedia.org/wiki/Responsable_de_comunidad). Desde entonces, es una apasionada de las redes sociales. Allá donde va, simpre le acompaña su Mac portátil y es una auténtica experta en teclear mensajes en su 'smartphone' (ver, http://es.wikipedia.org/wiki/Smartphone) con una sola mano. Su gusto por las redes ha llegado hasta el punto de haberle jugado alguna mala pasada, como cuando twitteó un mini-video con la metedura de pata de un experto durante una conferencia. Sin quererlo, el vídeo se convirtió en un viral de Youtube (ver, http://es.wikipedia.org/wiki/Video_viral) y, de rebote, en un problema para su empresa, muy celosa de su prestigio y buen nombre. Jústamente a propósito de aquel episodio, el jefe de Sarai le pidió un informe sobre los riesgos y ventajas del uso de las redes en eventos corporativos. Con poco tiempo disponible, buscó a través de Google el primer documento más o menos decente y lo envió ese mismo día por e-mail. El estudio procedía de una consultora dedicada a la gestión de la reputación 'online' y, básicamente, presentaba todo ventajas y muy pocos inconvenientes. El estilo del informe y sus argumentos causaron impacto en su jefe, con lo que, desde entonces, no hay evento que organice la empresa que no vaya acompañado de un 'hashtag' (ver, http://es.wikipedia.org/wiki/Twitter#Hashtag) y un becario dedicado exclusivamente a twittear todo lo que pase antes, durante y después de cada acto. Así las cosas, Sarai acaba de recibir en su bandeja de entrada un nuevo encargo un tanto particular. Se trata de gestionar un congreso académico expandido y organizado entre un grupo de departamentos de estomatología de varias universidades Europeas y Americanas. Aparte del menor presupuesto (se trata de la universidad), lo singular del proyecto está en las cinco condiciones impuestas por los departamentos organizadores: 1.- El evento debe continuar vivo más allá de la fase presencial. Los departamentos implicados pretenden generar conocimiento que perdure una vez pasado el evento, de manera que pueda reutilizarse como material para sus cursos de doctorado. 2.- Los organizadores odian la palabra "becario", así que nada de apoyo a los organizadores para twittear el evento. 3.- El segundo concepto que más odian es el "marketing". Todo lo que conlleve un gasto de promoción del evento está descartado, incluido hacer una página en Facebook o pagar campañas de anuncios 'online'. 4.- La expansión del evento debe llegar al modelo de organización mismo. Los departamentos no desean disponer de una única sede y tampoco quieren que ninguna universidad actúe como organizadora en exclusiva. Ya se sabe cómo son las disputas entre académicos, así que mejor que nadie se apunte el tanto de la organización (de hecho, ese fue un motivo de peso para contratar los servicios de la empresa de Sarai, ajena completamente al mundo de la universidad). 5.- La quinta condición consiste en que los departamentos se reservan el derecho de introducir nuevas condiciones a medida que avance la organización del evento. Inmediatamente después de recibir el encargo, Sarai contactó con su jefe para validar la decisión de aceptar o rechazar el proyecto. En condiciones normales, la decisión habría sido negativa, basándose en el argumento del bajo presupuesto. Pero resulta que al jefe también le había entrado el gusanillo de las redes sociales y se había revisado en la última semana las actas de todos los eventos 'online' de los que tuvo concocimiento. De todos ellos, el modelo que más llamó su atención fue el empleado en los congresos del Observatorio para la CiberSociedad (http://www.cibersociedad.net/ > menú "Congresos"). -- "Sarai. Quiero que la empresa se especialice en este tipo de eventos 'online'-'offline'. Y tú serás la responsable de conceptualizarlos para que formen parte de nuestra oferta de servicios". -- "¡Glups!". Sarai comenzó a pensar que esto de las redes se le había ido de las manos y que lo que empezó siendo un elemento divertido y generador de dinamismo, había pasado a ser algo de mayor envergadura y directamente relacinado con las bases de la organización de los eventos. De alguna manera, acababa de ser testigo de su enorme dependencia de las redes y de las propiedades de socialización de las tecnolgías en su trabajo. Todavía abrumada por el encargo, Sarai empuñó su 'smartphone' y tecleó tu número de teléfono. Sabe que estás cursando esta asignatura y te comenta su caso. Te pregunta si podéis quedar para tomar un café y charlar. De inmediato, piensas que es una ocasión pintiparada para poner en práctica los conocimientos adquiridos en estas semanas. Aceptas sin miramientos y tratas de preparar el borrador de un esquema que pueda cubrir las necesidades iniciales de su proyecto.
*Obligatorio
